ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
(άρθρα 13 και επόμενα του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 679/2016)
Αξιότιμε/η ενδιαφερόμενε/η,
Η Renthub S.R.L. είναι μια εταιρεία εξειδικευμένη στον τομέα της πληροφορικής.
Με το παρόν έγγραφο (εφεξής η «Ενημέρωση»), επιθυμούμε να ανανεώσουμε τη δέσμευσή μας να διασφαλίσουμε ότι η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται μέσω του παρόντος ιστότοπου (εφεξής ο «Ιστότοπος»), η οποία πραγματοποιείται με οποιονδήποτε τρόπο, είτε αυτοματοποιημένο είτε χειροκίνητο, γίνεται με πλήρη σεβασμό των εγγυήσεων και των δικαιωμάτων που αναγνωρίζονται από τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (εφεξής «GDPR» ή «Κανονισμός») και τις λοιπές εφαρμοστέες διατάξεις περί προστασίας προσωπικών δεδομένων.
Ο όρος προσωπικά δεδομένα αναφέρεται στον ορισμό του άρθρου 4, σημείο 1) του Κανονισμού, δηλαδή «κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο· ταυτοποιήσιμο θεωρείται το φυσικό πρόσωπο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως με αναφορά σε αναγνωριστικό στοιχείο όπως όνομα, αριθμό ταυτότητας, δεδομένα τοποθεσίας, διαδικτυακό αναγνωριστικό ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που χαρακτηρίζουν τη φυσική, φυσιολογική, γενετική, ψυχική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του προσώπου αυτού» (εφεξής τα «Προσωπικά Δεδομένα»).
Ο Κανονισμός προβλέπει ότι, πριν από την επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων —κατά την έννοια του άρθρου 4, σημείο 2) του Κανονισμού, δηλαδή «κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων και εφαρμόζεται σε προσωπικά δεδομένα, όπως η συλλογή, καταχώριση, οργάνωση, διάρθρωση, αποθήκευση, προσαρμογή ή μεταβολή, ανάκτηση, αναζήτηση, χρήση, κοινολόγηση με διαβίβαση, διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, συσχέτιση ή συνδυασμός, περιορισμός, διαγραφή ή καταστροφή» (εφεξής η «Επεξεργασία»)—, είναι απαραίτητο το πρόσωπο στο οποίο ανήκουν αυτά τα δεδομένα να ενημερώνεται για τους λόγους για τους οποίους ζητούνται και τον τρόπο που θα χρησιμοποιηθούν.
Για τον σκοπό αυτό, η παρούσα Ενημέρωση —συνταγμένη βάσει της αρχής της διαφάνειας και όλων των στοιχείων που απαιτούνται από το άρθρο 13 και επόμενα του Κανονισμού— έχει ως στόχο να σας παρέχει, με απλό και κατανοητό τρόπο, όλες τις χρήσιμες και αναγκαίες πληροφορίες, ώστε να μπορείτε να παρέχετε τα Προσωπικά σας Δεδομένα με πλήρη γνώση και επίγνωση και, οποιαδήποτε στιγμή, να ζητήσετε και να λάβετε διευκρινίσεις ή/και διορθώσεις.
A. Ο ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ
Η εταιρεία που θα επεξεργαστεί τα Προσωπικά σας Δεδομένα για τον κύριο σκοπό που αναφέρεται στην Ενότητα Β της παρούσας Ενημέρωσης και η οποία, συνεπώς, θα φέρει τον ρόλο του υπευθύνου επεξεργασίας κατά την έννοια του άρθρου 4, σημείο 7) του Κανονισμού, δηλαδή «το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή, υπηρεσία ή άλλος οργανισμός που, μόνος ή από κοινού με άλλους, καθορίζει τους σκοπούς και τα μέσα της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα», είναι:
Renthub S.R.L. (εφεξής ο «Υπεύθυνος»), με έδρα στη Via Bagutta, 13, ΑΦΜ 11911070966, 20121 - Μιλάνο (MI) (εφεξής η «Έδρα»).
B. ΣΚΟΠΟΙ
Τα προσωπικά σας δεδομένα συλλέγονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία από τον Υπεύθυνο για σκοπούς άμεσα συνδεδεμένους με τη χρήση του Ιστότοπου και των πληροφοριακών υπηρεσιών του. Επιπλέον, τα προσωπικά σας δεδομένα ενδέχεται να χρησιμοποιηθούν και σε άλλες πράξεις επεξεργασίας (αποθήκευση, αρχειοθέτηση, επεξεργασία κ.λπ.), πάντοτε σε όρους συμβατούς με τους σκοπούς αυτούς. Συγκεκριμένα, τα προσωπικά σας δεδομένα μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία για τους εξής σκοπούς:
a) απάντηση σε αιτήματα·
b) παροχή των υπηρεσιών που ζητήσατε·
c) συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις·
d) αποστολή διαφημιστικών και άμεσων μηνυμάτων μάρκετινγκ, συμπεριλαμβανομένης της αποστολής ενημερωτικών δελτίων (newsletter) και ερευνών αγοράς.
Η νομική βάση για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων για τους σκοπούς των στοιχείων α), β) και γ) είναι το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχεία β) και γ) του GDPR, καθώς οι επεξεργασίες είναι αναγκαίες για να απαντηθούν τα αιτήματα του ενδιαφερομένου, για την παροχή των ζητηθέντων υπηρεσιών και αποτελούν επίσης επεξεργασία απαραίτητη για τη συμμόρφωση με νομική υποχρέωση που βαραίνει τον Υπεύθυνο. Η παροχή προσωπικών δεδομένων για τους σκοπούς αυτούς είναι προαιρετική, αλλά η μη παροχή θα σήμαινε την αδυναμία ενεργοποίησης των υπηρεσιών του ιστότοπου και ικανοποίησης αιτημάτων.
Η νομική βάση για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων για τον σκοπό του στοιχείου δ) είναι το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ) του GDPR· ο Υπεύθυνος μπορεί να πραγματοποιεί τη δραστηριότητα αυτή στηριζόμενος στο έννομο συμφέρον του, ανεξαρτήτως της συγκατάθεσής σας και πάντως μέχρι την εναντίωση ή τον περιορισμό σας (σύμφωνα με την Ενότητα G, στοιχ. δ) της παρούσας Ενημέρωσης), όπως αναφέρεται στο Σκεπτικό 47 του Κανονισμού, στο οποίο θεωρείται «νόμιμο συμφέρον η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων για σκοπούς άμεσου μάρκετινγκ». Αυτό θα είναι δυνατό και μετά από αξιολόγηση που διενεργεί ο Υπεύθυνος σχετικά με την ενδεχόμενη υπεροχή των δικών σας συμφερόντων, δικαιωμάτων και θεμελιωδών ελευθεριών που απαιτούν την προστασία των Προσωπικών Δεδομένων έναντι του εννόμου συμφέροντός του να αποστέλλει άμεσες επικοινωνίες μάρκετινγκ.
C. ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ ΣΤΟΥΣ ΟΠΟΙΟΥΣ ΕΝΔΕΧΕΤΑΙ ΝΑ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΘΟΥΝ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΑ
Τα Προσωπικά σας Δεδομένα ενδέχεται να κοινοποιηθούν σε συγκεκριμένα πρόσωπα που θεωρούνται αποδέκτες των εν λόγω Δεδομένων.
Συγκεκριμένα, το άρθρο 4, σημείο 9) του Κανονισμού ορίζει ως αποδέκτη Προσωπικού Δεδομένου «το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, τη δημόσια αρχή, την υπηρεσία ή άλλον οργανισμό στον οποίο γνωστοποιούνται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, είτε πρόκειται είτε όχι για τρίτους» (εφεξής οι «Αποδέκτες»).
Για την ορθή εκτέλεση όλων των αναγκαίων πράξεων Επεξεργασίας με σκοπό την επίτευξη των στόχων της παρούσας Ενημέρωσης, οι ακόλουθοι Αποδέκτες ενδέχεται να βρεθούν στη θέση να επεξεργαστούν τα Προσωπικά σας Δεδομένα:
τρίτα πρόσωπα που εκτελούν μέρος των πράξεων Επεξεργασίας ή/και συναφείς και υποστηρικτικές δραστηριότητες εκ μέρους του Υπευθύνου. Τα πρόσωπα αυτά έχουν οριστεί ως εκτελούντες την επεξεργασία, ήτοι κατά το άρθρο 4, σημείο 8) του Κανονισμού «το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος οργανισμός που επεξεργάζεται Προσωπικά Δεδομένα για λογαριασμό του Υπευθύνου Επεξεργασίας» (εφεξής οι «Εκτελούντες την Επεξεργασία»).
φυσικά πρόσωπα, υπάλληλοι ή/και συνεργάτες του Υπευθύνου, στους οποίους έχουν ανατεθεί συγκεκριμένες και/ή πολλαπλές δραστηριότητες Επεξεργασίας των Προσωπικών σας Δεδομένων. Τα άτομα αυτά έχουν λάβει ειδικές οδηγίες σχετικά με την ασφάλεια και τη σωστή χρήση των Προσωπικών Δεδομένων και, σύμφωνα με το άρθρο 4, σημείο 10) του Κανονισμού, ορίζονται ως «πρόσωπα εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται Προσωπικά Δεδομένα υπό την άμεση εποπτεία του Υπευθύνου ή του Εκτελούντος την Επεξεργασία» (εφεξής τα «Εξουσιοδοτημένα Πρόσωπα»).
Όταν απαιτείται από τον νόμο ή για την πρόληψη ή καταστολή αξιόποινων πράξεων, τα Προσωπικά σας Δεδομένα ενδέχεται να κοινοποιηθούν σε δημόσιες αρχές ή στη δικαστική αρχή, χωρίς να θεωρούνται Αποδέκτες. Κατά το άρθρο 4, σημείο 9) του Κανονισμού, «οι δημόσιες αρχές που ενδέχεται να λαμβάνουν γνωστοποίηση Προσωπικών Δεδομένων στο πλαίσιο συγκεκριμένης έρευνας σύμφωνα με το δίκαιο της Ένωσης ή των κρατών μελών, δεν θεωρούνται Αποδέκτες».
D. ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ
Ένας από τους βασικούς κανόνες που διέπουν την Επεξεργασία των Προσωπικών σας Δεδομένων αφορά τον περιορισμό της περιόδου διατήρησης, όπως προβλέπεται στο άρθρο 5, παρ. 1 στοιχ. ε) του Κανονισμού: «τα Προσωπικά Δεδομένα διατηρούνται σε μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων μόνο για όσο διάστημα είναι αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία· τα Προσωπικά Δεδομένα μπορούν να φυλάσσονται για μεγαλύτερες περιόδους, εφόσον υποβάλλονται σε επεξεργασία αποκλειστικά για σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον, επιστημονικής ή ιστορικής έρευνας ή για στατιστικούς σκοπούς, σύμφωνα με το άρθρο 89 παρ. 1, υπό την προϋπόθεση της εφαρμογής κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων που απαιτούνται από τον παρόντα Κανονισμό για την προστασία των δικαιωμάτων και των ελευθεριών του υποκειμένου».
Με βάση την αρχή αυτή, τα Προσωπικά σας Δεδομένα θα υποβάλλονται σε επεξεργασία από τον Υπεύθυνο μόνο όσο είναι απολύτως απαραίτητο για την επίτευξη των σκοπών που αναφέρονται στην Ενότητα Β της παρούσας Ενημέρωσης.
Συγκεκριμένα:
για τους σκοπούς που αναφέρονται στην Ενότητα Β, στοιχεία α), β) και γ), τα Προσωπικά σας Δεδομένα θα υποβάλλονται σε επεξεργασία για το ελάχιστο απαραίτητο χρονικό διάστημα, δηλαδή για 3 μήνες από το αίτημα επικοινωνίας (με την επιφύλαξη των νομικών υποχρεώσεων).
για τους σκοπούς που αναφέρονται στην Ενότητα Β, στοιχ. δ), ο Υπεύθυνος μπορεί νομίμως να επεξεργαστεί τα Προσωπικά σας Δεδομένα για ένα έτος.
E. ΑΝΑΚΛΗΣΗ ΣΥΓΚΑΤΑΘΕΣΗΣ
Όπως προβλέπει ο Κανονισμός, εφόσον έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας για την Επεξεργασία των Προσωπικών σας Δεδομένων για έναν ή περισσότερους σκοπούς, μπορείτε οποιαδήποτε στιγμή να την ανακαλέσετε, εν όλω ή εν μέρει, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της Επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση πριν την ανάκληση.
Οι διαδικασίες ανάκλησης της συγκατάθεσης είναι πολύ απλές και κατανοητές: αρκεί να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο μέσω των στοιχείων επικοινωνίας που παρατίθενται στην παρούσα Ενημέρωση και ειδικότερα στην Ενότητα G, στοιχ. ζ).
G. ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ
Σύμφωνα με το άρθρο 15 του Κανονισμού, έχετε το δικαίωμα πρόσβασης στα Προσωπικά σας Δεδομένα, να ζητήσετε τη διόρθωση και ενημέρωσή τους αν είναι ελλιπή ή ανακριβή, να ζητήσετε τη διαγραφή τους αν η συλλογή έγινε κατά παράβαση του νόμου ή κανονισμών, καθώς και να αντιταχθείτε στην Επεξεργασία για νόμιμους και συγκεκριμένους λόγους.
Συγκεκριμένα, έχετε τα εξής δικαιώματα:
a. Δικαίωμα πρόσβασης: να λαμβάνετε επιβεβαίωση για το αν γίνεται Επεξεργασία των δεδομένων σας και, αν ναι, πρόσβαση σε αυτά και στις σχετικές πληροφορίες (σκοποί, κατηγορίες δεδομένων, αποδέκτες, χρόνος διατήρησης, ύπαρξη δικαιωμάτων, προέλευση δεδομένων, ύπαρξη αυτοματοποιημένης λήψης αποφάσεων κ.λπ.).
b. Δικαίωμα διόρθωσης: να ζητήσετε τη διόρθωση ανακριβών δεδομένων ή τη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων.
c. Δικαίωμα διαγραφής: να ζητήσετε τη διαγραφή των δεδομένων σας χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση όταν συντρέχει κάποιος από τους λόγους του άρθρου 17 παρ. 1 του Κανονισμού (π.χ. τα δεδομένα δεν είναι πλέον απαραίτητα, ανακαλέσατε τη συγκατάθεση, αντιταχθήκατε στην επεξεργασία, τα δεδομένα υποβλήθηκαν σε παράνομη επεξεργασία, απαιτείται διαγραφή για συμμόρφωση με νομική υποχρέωση). Εξαιρέσεις ισχύουν σύμφωνα με το άρθρο 17 παρ. 3 (π.χ. για λόγους ελευθερίας έκφρασης, νομικής υποχρέωσης, δημόσιου συμφέροντος, έρευνας ή υπεράσπισης δικαιωμάτων σε δικαστήριο).
d. Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας: να ζητήσετε τον περιορισμό στις περιπτώσεις που προβλέπει το άρθρο 18 του Κανονισμού (π.χ. αμφισβήτηση ακρίβειας, παράνομη επεξεργασία αλλά άρνηση διαγραφής, ανάγκη διατήρησης για δικαστικούς σκοπούς, εκκρεμής εξέταση αντίρρησης).
e. Δικαίωμα φορητότητας: να ζητήσετε να λάβετε όλα τα προσωπικά σας δεδομένα σε διαρθρωμένη, κοινώς χρησιμοποιούμενη και αναγνώσιμη από μηχανή μορφή ή να ζητήσετε τη διαβίβασή τους σε άλλον υπεύθυνο.
f. Δικαίωμα εναντίωσης: να αντιταχθείτε ανά πάσα στιγμή στην επεξεργασία των δεδομένων σας για σκοπούς άμεσου μάρκετινγκ, συμπεριλαμβανομένης της τυχόν συναφούς κατάρτισης προφίλ.
g. Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας σε εποπτική αρχή: να απευθυνθείτε στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα εφόσον θεωρείτε ότι η επεξεργασία παραβιάζει τον Κανονισμό, χωρίς να θίγεται το δικαίωμά σας να προσφύγετε και σε άλλες διοικητικές ή δικαστικές διαδικασίες.
Για την άσκηση όλων των παραπάνω δικαιωμάτων, αρκεί να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο:
H. ΤΟΠΟΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ
Τα Προσωπικά σας Δεδομένα θα υποβάλλονται σε επεξεργασία από τον Υπεύθυνο εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Εάν, για τεχνικούς ή/και λειτουργικούς λόγους, καταστεί αναγκαία η συνεργασία με φορείς εκτός της Ε.Ε., σας ενημερώνουμε ότι οι φορείς αυτοί θα οριστούν Εκτελούντες την Επεξεργασία σύμφωνα με το άρθρο 28 του Κανονισμού και η διαβίβαση των Προσωπικών σας Δεδομένων θα διέπεται από τις διατάξεις του Κεφαλαίου V του Κανονισμού.
Θα ληφθούν όλες οι απαραίτητες προφυλάξεις ώστε να διασφαλιστεί η πλήρης προστασία των Προσωπικών σας Δεδομένων, στηριζόμενη:
(a) σε αποφάσεις επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής,
(b) σε κατάλληλες εγγυήσεις του τρίτου φορέα σύμφωνα με το άρθρο 46 του Κανονισμού,
(c) στην υιοθέτηση δεσμευτικών εταιρικών κανόνων (binding corporate rules),
(d) στην εφαρμογή τυποποιημένων συμβατικών ρητρών εγκεκριμένων από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να ζητήσετε περισσότερες λεπτομέρειες από τον Υπεύθυνο, ιδίως αποδεικτικά των συγκεκριμένων εγγυήσεων που εφαρμόστηκαν για τη διαβίβαση εκτός Ε.Ε.
